Quelle différence entre secrétariat administratif et comptabilité ?
La comptabilité tient les comptes, prépare les déclarations TVA et ISOC, et établit le bilan annuel. Le secrétariat administratif gère tout le reste : modifications statutaires, registre UBO, cotisations sociales, transferts de siège, convocations d'assemblées. Les deux services sont complémentaires. AAM-Solutions assure le secrétariat ; pour la comptabilité, nous vous mettons en relation avec un cabinet partenaire de notre réseau.
Le registre UBO, c'est obligatoire pour qui ?
Pour toutes les sociétés et ASBL belges sans exception. La loi du 18/09/2017 anti-blanchiment impose de déclarer les bénéficiaires effectifs (les personnes physiques qui détiennent directement ou indirectement plus de 25% du capital ou du contrôle). La déclaration initiale doit se faire dans les 30 jours de la constitution, et une confirmation annuelle est obligatoire. Le défaut peut entraîner des amendes de 250 à 50 000 €.
En combien de temps une démarche est-elle traitée ?
Le délai dépend de la nature de la démarche. Côté AAM-Solutions, nous traitons votre demande sous 24 heures ouvrées — préparation du dossier, rédaction des actes, transmission au notaire ou au guichet d'entreprises. Les délais externes (notaire, Moniteur belge, BCE) ajoutent ensuite 2 à 10 jours selon la procédure. Pour les démarches urgentes, prévenez-nous au moment de la demande.
Puis-je vous confier uniquement une démarche ponctuelle ?
Oui. Beaucoup de nos clients viennent pour une démarche unique : un transfert de siège, une mise à jour UBO oubliée, un changement d'objet social. Nous établissons un devis pour cette démarche précise, sans engagement de continuité. Si vous décidez ensuite de nous confier le suivi récurrent, nous basculerons sur une formule au mois.
Travaillez-vous avec mon comptable actuel ?
Oui, sans difficulté. Nous nous coordonnons régulièrement avec les comptables de nos clients — c'est même la situation la plus fréquente. Chaque acteur reste dans son périmètre : votre comptable tient la comptabilité, nous gérons les démarches administratives. Nous communiquons les pièces nécessaires (PV, statuts à jour, modifications déclarées) pour que votre comptable dispose toujours d'informations exactes.
Que se passe-t-il si une démarche a été oubliée depuis longtemps ?
Pas de panique. Nous régularisons la situation en commençant par les démarches les plus urgentes (UBO, cotisations, déclarations bloquantes). La régularisation peut entraîner des majorations ou amendes, mais elles sont presque toujours plus faibles que les conséquences d'un contrôle fiscal qui découvrirait l'oubli. Mieux vaut régulariser proactivement.
Puis-je gérer mon secrétariat à distance depuis l'étranger ?
Oui. Nous travaillons régulièrement avec des entrepreneurs basés en France, Pologne, Italie, aux Pays-Bas. Tous les échanges se font par email et signature électronique. Pour les démarches qui exigent un envoi recommandé physique ou un dépôt en mains propres, nous nous chargeons de l'aspect physique sur place en Belgique.
Quels documents dois-je fournir pour démarrer ?
Pour démarrer un suivi standard, il nous faut : copie des statuts à jour (ou la dernière version coordonnée), extrait BCE récent, composition du registre UBO actuel (s'il existe), et un état des dernières démarches effectuées. Si certains documents manquent ou sont obsolètes, le premier travail consistera à les reconstituer.